【経営者・導入担当者必見】失敗しない、テレワーク導入までの流れ

テレワーク他社はどうしてる？費用は？勤怠管理は？素朴な疑問を解説します。

企業の働き方改革の推進、緊急事態宣言などで、テレワークの導入を考えている企業様や組織の代表の方も多いと思います。実際いろいろな方法や方式で導入を検討しているが、なかなか良い方法が見つからなかったり、導入してみたが、うまく運用できない。という方も多いのではないのでしょうか？他社はどうしてるのか、費用はどれくらいかかってるのか？勤怠管理は？など素朴な疑問を 実際にテレワークを導入した担当者達に聞き、解決策を探ってみました。

情報システム担当者から聞いたテレワークを実際導入した時のリアルな話し

ケース1　サービス業　会社規模約300人

Q.導入のきっかけを教えてください

A.コロナ禍でテレワークが推奨されてきているため導入しました。

Q.導入前、大変だったことはなんですか？

A.テレワークという習慣がなかったので、何から初めてよいのかも分かりませんでした。
また勤怠管理などもあるため、どのようにテレワークで業務を遂行すれば良いのか人事部との調整や社内規定の改定など、様々な部門との調整をしなければならない大変さがありました。また、環境についても最近はスマホだけの人も多く自宅にPCが無い人もいるため、機材の調達や、資産管理するための方法など整備する必要がありました。

Q.導入後、大変だったことはなんですか？

A.当然ながら異なる各部署への業務内容詳細をヒアリングし、それぞれの内容をテレワークにて実現できる環境の設計・調整が最も大変である。テレワーク化への予算もあるため、個別に従前の業務を完全再現する事は出来ないためコストに見合う機能や機器を絞り込んで選定する必要があった。
特に人事総務部や経理部への対応が最も困難であり、現在も試行錯誤している。請求書などの紙の書類が多いため現在での月初の出社が必須であり、外注による文書スキャンを検討しているものの取引先の協力も必要であるため思うように電子化をすすめる事ができていない。

Q.導入して良かった点を教えてください

A.テレワーク化による環境や運用機器が限定される事で、従来の業務手法を抜本的に改変する事を余儀なくされるため、これまで蓄積化されていた問題・課題が浮き彫りになる事で、本気で各部署が業務効率化・電子化・システム導入に積極的になっている。

Q.導入して悪かった点を教えてください

A.社用スマホやLINEWORKS導入により、テレワークにおいても社内コミュニケーションの活性化を目的としていたが、いまだ運用になれておらず、十分な効果を発揮できていない。またテレワーク化に伴う環境整備コストや今後の継続的な運用コスト増が大きな課題です。

また、前述の通り、特に管理系部署業務に対しては未だ試行錯誤している。また、テレワーク化によるタスク管理と業務報告の方法が部署毎に定まっておらず、業績評価が困難な状況は未だ解決できていない。

ケース3　電気・精密　会社規模約100人

Q.導入のきっかけを教えてください

A.外出自粛要請に伴い、本社勤務者を対象に所定勤務日数の4〜6割程度をテレワークとする意向を社内で決定

Q.導入前、大変だったことはなんですか？

A.社内VPN運用をテレワークにて安全かつストレスなく自宅からのアクセスを可能にするためモバイルVPNを導入。また、テレワークにおいても社内コミュケーションを図るための社用スマホを全員に配布。主に管理系部署（人事総務部や経理部）においては、据え置きのデスクトップ運用が主であったため、全てノートPCへの切り替え。テレワーク化に伴う大幅な運用コストアップが予想された。

Q.導入後、大変だったことはなんですか？

A.当然ながら異なる各部署への業務内容詳細をヒアリングし、それぞれの内容をテレワークにて実現できる環境の設計・調整が最も大変である。テレワーク化への予算もあるため、個別に従前の業務を完全再現する事は出来ないためコストに見合う機能や機器を絞り込んで選定する必要があった。
特に人事総務部や経理部への対応が最も困難であり、現在も試行錯誤している。請求書などの紙の書類が多いため現在での月初の出社が必須であり、外注による文書スキャンを検討しているものの取引先の協力も必要であるため思うように電子化をすすめる事ができていない。

Q.導入して良かった点を教えてください

A.テレワーク化による環境や運用機器が限定される事で、従来の業務手法を抜本的に改変する事を余儀なくされるため、これまで蓄積化されていた問題・課題が浮き彫りになる事で、本気で各部署が業務効率化・電子化・システム導入に積極的になっている。

Q.導入して悪かった点を教えてください

A.社用スマホやLINEWORKS導入により、テレワークにおいても社内コミュニケーションの活性化を目的としていたが、いまだ運用になれておらず、十分な効果を発揮できていない。またテレワーク化に伴う環境整備コストや今後の継続的な運用コスト増が大きな課題です。

また、前述の通り、特に管理系部署業務に対しては未だ試行錯誤している。また、テレワーク化によるタスク管理と業務報告の方法が部署毎に定まっておらず、業績評価が困難な状況は未だ解決できていない。

Q.導入のきっかけを教えてください

A.緊急事態宣言があったため。

Q.導入前、大変だったことはなんですか？

A.現場に足しげく出向いたり、使用者の自宅に電話をかけ確認したり、実際に使用している品物を見て判断し、設定したりと大変でした。
なぜそうしないと出来ないのか？と、上層部と揉め事もありました。
また、新入社員の教育もテレワークでどう指導していけばいいのか会議でかなり、話し合った。

連絡は基本メールでやらなければならないこともあり、コミュニケーションがとれないのでは？と、導入前にかなり、懸念もあった。

Q.導入後、大変だったことはなんですか？

A.配属が決まった新入社員との教育が大変であった。機器などに不良が発覚した時、すぐ行く事ができないので原因が何か、わかるまで、時間がかかることが多々あった。
スカイプ等のリモート会議で使うツールの使い方がわからない社員が多数おり、設定方法を教えるのが大変だった。

いまだに、リモートワークでの問題が出てくるが都度相談して改善している。

Q.導入して良かった点を教えてください

A.会社に行く時間がなくなり、余裕が出た。他の部署の社員に五月蝿く言われる事が減ったので、楽に仕事を行う事ができるようになった。やり取りも基本メールで済ませるため、対応が楽になった。

Q.導入して悪かった点を教えてください

A.定時後でも急ぎの仕事があった時、やってくれと頼まれる事が増えた。会社で何が起こっているかがわかりづらくなった。新入社員の顔と名前がよくわからなくなった。

ケース4　金融　会社規模約100人

Q.導入のきっかけを教えてください

A.もともとリモートは災害対策としてしか検討していなかったが、2020年3月頃にロックダウンする or しないという
ニュースが入り、また親会社からリモートの準備をせよと急な方針が出されたため。

Q.導入前、大変だったことはなんですか？

A.セキュリティを確保するために、VPNを利用するか、それ以外の方法はないかといったリモート方法を選定していたが、社長から社内に普段利用するPCを置いて、自宅からリモートできるようなツールで良いのでは？とお話があったためそのようなことができるツールを選定したが、こちらに関しては稟議もスムーズにできた。

ただ、多くの会社でリモートワークを始めようとしたことから、リモート用PCが業者から在庫切れが多発し購入までが難航した。

Q.導入後、大変だったことはなんですか？

A.３つあり、１つ目は初めて利用するツールだったため、展開方法やセキュリティを考慮した管理設定など短期間で覚える必要があった。
２つ目は大量に購入したPCのセットアップからツール導入、ユーザへの利用方法を個別にレクチャーしていたこと。
３つ目は社内に置いたPCがハングするなど、結局IT担当は出社が必要であったため、ITだけは出社することが強いられてい

Q.導入して良かった点を教えてください

A.リモートでも仕事ができることがわかったこと。
作業そのものの見直しが会社全体で行われたこと。

Q.導入して悪かった点を教えてください

A.リモート環境を用意したが、解除後以降利用がNGとなったため、大量に購入したPCが無駄になってしまったこと。

ケース5　エネルギー・資源　会社規模約90人

Q.導入のきっかけを教えてください

A.2020年4月に緊急事態宣言が出ることが既定路線となったタイミングで突貫工事で開始

Q.導入前、大変だったことはなんですか？

A.社員それぞれに自宅PC環境が異なるので、大変だった。そもそも自宅にパソコンがない人やネット回線を引いていない人もいたので、その人たちにレンタル品を貸与したり、回線がない人にはポケットwifiを手配しなければいけなかった。また、自宅PCがmacだったり、かなり老朽化したものでまともに機能しないなどもあり、そういう人はたいてい知識や理解度も十分でないことが多いので、手取り足取り対応しなければいけなかった。

Q.導入後、大変だったことはなんですか？

A.いわゆるハンコ問題で、稟議などが全く進まなかった。仕事の特性上テレワークは輪番制だったので、出社時に対応していたが、緊急のものはとりあえず電話で済まして、後日押印という方法をとったこともあり、出社時は書類が山済みで笑えるほどだった。テレワークを開始後1カ月ほどで、電子決裁システムを導入し、ようやく大きな問題なく進むようになった

Q.導入して良かった点を教えてください

A.社員に対し働き方の選択肢を増やせたこと。自身の環境やライフステージにより、テレワークの方が働きやすいというタイミングは多くの人にあると思われるので、その時に取り得る選択肢が増えたことは単純にプラスになったと考える。加えて、台風などの事前に分かっている危険なタイミングで無理に出社する必要がなくなった。

Q.導入して悪かった点を教えてください

A.仕事をしたくない人は「テレワーク」を免罪符にしがち。「テレワークだからできない」を言い訳に、仕事をしない人がどうしても発生してくる。でも冷静に分析してみると、そういうことをする社員は会社にいてもどうせ仕事をしていない(できない)人がほとんどで、制度ではなくその人物の問題。

実際の声まとめ

メリット	デメリット
集中して仕事ができるようになった	社員の評価が難しい
満員電車のストレスから解放された	コミュニケーションがとり辛い
家族や子供と過ごすの時間が増えた	仕事と私生活のオン・オフが切り替えられない
いる業務いらない業務などの改善ができ生産性が上がった	情報漏洩のリスクがある
本気で各部署が業務効率化・電子化・システム導入に積極的に行えイノベーションがおこった	導入のためにコストがかかったり、無駄なコストをかけてしまった
オフィスの縮小で賃料が安くなった。紙コストの削減ができた。	─
働きやすい環境になり人材確保が期待できる	─

実際の導入の事例を踏まえた、テレワーク導入の進め方

テレワークの勤務体制を考える

アンケートの回答でもありましたが、全員テレワーク。であったり、一部の人のテレワークだったりと取り組み方は企業や組織でそれぞれです。 自社にあったやり方で、誰がいつテレワークにするのかを各部署や、人事などと相談し決定しましょう。

実際の企業側のテレワークへの取り組み方一例

A.全員テレワーク

オフィスは誰もいない状態になります。

メリット	全員出社しないので不公平感がない。 誰もいないので、その環境に合わせた仕組作りが徹底できる。 オフィスの重要性がなくなるのでオフィスの解約や縮小でコストダウンできる。
デメリット	電話などの転送などを設定しないといけない。 社員全員がいないのを踏まえた仕組作りが必要。 コミュニケーションが取リ辛い。

B.交代制でテレワーク

交代制でテレワークをする。出勤する者とテレワークで別れることになります。

メリット	必ず誰かがオフィスにいるので、宅配や、急な来客などに対応できる
デメリット	顔を合わす人合わさない人で、偏りが出てしまう。

C.決まった部署や人だけテレワーク

営業部は出勤、人事はテレワークなど、業務内容で分けたり、役職でテレワークにする。

メリット	各部署に合った働き方や、実際の業務に沿った働き方ができる。
デメリット	部署間のコミュニケーションが取り辛くなる不公平感が生まれる。

D.社員からの申請制

営業部は出勤、人事はテレワーク。など業務内容で分けたり役職でテレワークにする。

メリット	社員の都合に合わせてテレワークを設置できる。 出社でもオフィスでの仕事でも選択できるので柔軟な働き方ができる。
デメリット	申請の内容や、申請のタイミングなど、調整や仕組みがしっかり出来ていないと、 社内で混乱や不公平感がおこる場合もある。 導入前にしっかりとした運用準備が必要。

業務のたな卸をする

社内のルールで「書類には判子が必要」「ミーティングは必ず顔を合せて開催する」などルールが決まっている事が多々あったかとおもいます。しかし、テレワークをきっかけに、本当にその業務やミーティングが必要なのか洗い出していきましょう。 実際に業務をしていると、当たり前過ぎて「いる」「いらない」の判断さえ出来ない場合もあります。

例えば、

など

判子の承認
提出書類
研修の頻度や内容
定例会議などの頻度や内容
FAXでのやりとり

まず担当部署にワークフローを確認します。 そして、 ECRS（イー・シー・アール・エス、またはイクルス）を意識して業務をシンプルにしていきましょう ECRSとは、

（1）Eliminate（排除）
（2）Combine（統合）
（3）Rearrange（順序入れ替え）
（4）Simplify（簡素化）

の頭文字から取ったものです。

その順番に検証していくことで、無駄な業務を減らし、仕事の効率化を図ることができます。

ソフトやツールを検討・導入する

業務のたな卸が終わったら、テレワークをする際に必要なツールやソフトを導入しましょう。

各部署や担当者取引先とも使えるか？などを念頭に置いて、ツールやソフトを検討しましょう。

「導入してみたが、使い勝手が悪い」や「思っているほど効率が上がらない」など、発生する可能性があるので、 1年契約などは最初は避ける。 少人数ではじめる。などしてトライしていく方がいいでしょう。

従業員へテレワークの規約などを確認する

テレワークに関する規約などを事前に説明しておきましょう。勤務体制はもちろんのこと、PC操作や新しく導入されたシステムやツールなどの研修を事前にマニュアル化しテレワークになる前に、完了しておく必要があります。

規定書の事例としては

テレワーク中に適正な姿勢が保たれること
適度な明るさが確保できていること
生活空間とは区別ができていること

等を従業員に確認してもらったり 企業が機器の補助なども検討しなければなりません。 また、 テレワーク勤務者が所有する情報通信機器を業務に利用させることがある場合、 会社が求めるセキュリティ条件を満たす機器なのか？等を 確認していく必要があります。

厚生労働省　テレワーク規定例　

テレワーク導入で検討すべきシステムやソフトをご紹介

勤怠ソフト5選

キングオブタイム（KING OF TIME）… 実績数が多くユーザーが使いやすい
ジョブカン勤怠管理 … 機能が多種多様。ほぼどの業種でも導入することが可能
マネーフォワード クラウド勤怠 … サポート体制が良いので導入に不安があるならオススメ
人事労務 freee … 人事全体に特化。勤怠のみならず人事の流れを可視化できる
AKASH … 多彩な打刻方法、保険手続きの自動化とサポートに自信ありI

提供：アイミツ　　

コミュニケーションツール 5選

slack（スラック） … チャットやSNSに慣れている人向け
Chatwork（チャットワーク） … 手頃な価格の国産ツール
LINE WORKS（ラインワークス） … 「既読」機能が最大の特徴
Microsoft Teams（マイクロソフトチームズ） … Office365利用なら一択
Workplace（ワークプレイス） … 社内組織を超えた人間関係が広がる

提供：ダイヤモンド働き方研究所　

WEB会議ツール　4選

slack（スラック） … チャットやSNSに慣れている人向け
Chatwork（チャットワーク） … 手頃な価格の国産ツール
LINE WORKS（ラインワークス） … 「既読」機能が最大の特徴
Microsoft Teams（マイクロソフトチームズ） … Office365利用なら一択
Workplace（ワークプレイス） … 社内組織を超えた人間関係が広がる

提供：ダイヤモンド働き方研究所　

WEB会議ツール　4選

Zoom(ズーム) … 操作性もわかりやすく、一定時間まで無料で使える

Microsoft Teams（マイクロソフトチームス） … Microsoft365の契約で、使用できるのでまとめて活用する企業も多い

Google Meet（グーグルミート） … G Suiteユーザー向けWeb会議サービスです。Googleのアカウントを持っていないユーザーもミーティングコード（URL）などから Google Meetに参加できます。

Cisco Webex Meetings（シスコ ウェブエックス ミーティングス） … セキュリティに定評があり、参加者使用環境が異なる中で使用が可能です。

提供：アイティクラウド　

スケジュール管理ツール 3選

Googleカレンダー … 無料で使える管理ツールスケジュールの共有なども簡単に行えます

Time Tree(タイムツリー) … スケジュール共有に特化した無料ツールです。

サイボウズOffice … 1名500円から使用できます。文書やファイルを仲間と共有できるファイル管理機能が豊富です。

その他のシステムやソフト

リモートアクセスツール
オフィスに設置しているPCの電源を入れて設定しておけば、自宅のPCから接続することができます。

VPN
VPNを使用することにより、外部からアクセスした際、通信が暗号化され外部からは読み取りが困難な通信網となります。

シンクライアント
安心してアプリケーションやソフトを使用するために、データは端末ではなくサーバーに置き使用します。操作する端末はスペックが低くても、異なる機器でも使用することができます。

タスク管理ツール
TODOリストや、ホワイトボード機能などで、お互いやプロジェクトの管理を行います。

プロジェクト管理ツール
プロジェクトなどを期限内に達成するために計画を策定し、その計画を実行し完了までを可視化するツールです。

ウェビナー(Webセミナー)
研修や、面接などの説明会、顧客へのセミナー開催などで使用します。

ポイント

実際にテレワークを決定しても、会社の方針が変わり 大量に購入したPCが無駄になってしまった。と言った話もありました。

まずは、小規模にはじめる。や、ローテーションを組んでからはじめる等して、徐々にＰＣや周辺機器を増やす方法も考えていきましょう。

テレワークの理想の目指すべき姿

まとめ

いかがでしたか？

テレワーク導入は会社の業務の見直しや、イノベーションを活性化させる ことにも繋がります。

まだ導入していない企業や、導入したけれどなかなか上手く回っていないなど お悩みがある方はぜひ参考にしてください。

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